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21. CONTROLE DE IMPRESSÃO.. 69
1. INTRODUÇÃO
O sistema para cálculo de folha de pagamento Ti9_FP foi desenvolvido com o objetivo de ser utilizado para processamento da folha de pagamento e processos relacionados, além de viabilizar a geração de relatórios operacionais e gerenciais, arquivos para exportação e todas as obrigações acessórias determinadas pela legislação vigente.
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O Ti9_FP é a solução perfeita para sua empresa.
2. ACESSANDO O SISTEMA
2.1 Através do Atalho será selecionada a empresa a ser acessada, informando usuário e senha e logo em seguida selecione o ícone Folha de Pagamento:
2.1 Teclas de Atalho
Principais teclas de comandos para utilização do sistema:
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CRTL <enter> - editar campo para alteração
2.2 Acessando a Empresa
Após, serão listadas as empresas e/ou filiais disponíveis. Selecionar conforme desejado com duplo clique.
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Para alterar, clicar F12 e selecionar outro movimento na lista (F9).
2.3 Abertura de Novo Movimento
Para abrir um novo movimento proceder da seguinte forma:
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Detalhe: Conforme é feita uma seleção de opção do Menu, o mesmo é fechado automaticamente. Porém, desejando que o Menu permaneça aberto, o usuário clicará no botão que o fixará. Senão, havendo necessidade, clicar em F2 para reabri-lo.
2.4 Acessando Outras Empresas ou Filiais
Selecionando o botão existente no campo superior esquerdo, o usuário poderá, a qualquer momento, alterar a filial ativa (navegar de uma filial para outra)
3. TABELAS COMPARTILHADAS:
Através do Menu, o usuário terá acesso aos diversos cadastros que compõem a parametrização e cadastramento de tabelas da folha para seu correto processamento. Os principais utilizados pelo usuário serão listados abaixo:
3.1 Vale Transporte
Nessa opção serão cadastradas as empresas de transportes coletivos (ônibus, metrô, etc.) utilizadas pelos funcionários e os valores das passagens de cada empresa.
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Importante: sempre que houver alteração de valores é preciso atualizar este cadastro, posto que, o sistema se utilizará desses valores para proceder ao correto desconto desse evento dos funcionários.
3.2 IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
As tabelas para cálculo do desconto do imposto de renda que será utilizada nos processamentos deverá ser cadastrada nessa opção.
Em caso de atualização, nova tabela deverá ser criada (incluída), sempre mantendo as tabelas anteriores.
3.3 INSS/FGTS/Salário Família
As tabelas da Previdência Social para INSS e pagamento de salário família e o percentual vigente para recolhimento do FGTS serão cadastradas a partir dessa seleção.
Em caso de atualização, nova tabela deverá ser criada (incluída) mantendo o cadastro anterior.
3.4 Sindicatos
Cada um dos sindicatos utilizados para enquadrar os diversos profissionais existentes na empresa deverá ser cadastrado nesta opção, que possui diversas telas com parâmetros, que deverão ser preenchidas conforme a CCT - Convenção Coletiva da Categoria.
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Os parâmetros deverão ser informados integralmente e os dados deverão ser atualizados anualmente, conforme ajustes das CCTs do Trabalho.
3.5 Feriados
A tabela de feriados deverá manter-se atualizada, tendo em vista que interferem diretamente nos cálculos de pagamento de DSR, descontos de vale transporte e outros.
Assim sendo, a mesma é previamente alimentada com os feriados nacionais. Porém, os feriados “municipais” ou “estaduais” deverão ser cadastrados pelo usuário ANUALMENTE.
3.6 Departamentos/Setores/Seções
Sendo previamente cadastradas durante o processo de implantação do sistema, essas tabelas somente serão acessadas se houver inclusões ou alterações. Será de responsabilidade do usuário do sistema promover a manutenção necessária.
3.7 Cargos
Essa tabela é previamente cadastrada durante o processo de implantação do sistema. Sendo necessário cadastrar novos cargos, essa inclusão será feita pelo usuário.
3.8 Benefícios
Todos os benefícios oferecidos pela empresa, como por exemplo: convênios médicos, odontológicos, grêmios recreativos, seguro de vida, alimentação, etc., deverão ser cadastrados nesta opção.
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Importante: sempre que houver alteração de valores é preciso atualizar esse cadastro, posto que, o sistema utilizará desses valores para proceder ao correto desconto ou pagamento desse evento dos funcionários.
3.9 Horário de Trabalho
Para efeito de cadastro de horário para a ficha de registro deve-se cadastrar o horário de trabalho com sua descrição apenas, não necessitando o detalhamento dos horários:
3.10 Horário de Trabalho Padrão E-social
Neste item devem ser realizados os cadastros dos horários de trabalho, detalhando as jornadas diárias e intervalos para efeito de e-social:
4. CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS
Para acessar o Cadastro de Funcionários, o usuário poderá utilizar a tecla de atalho F4, ou através do Menu, na opção Cadastro de Funcionários.
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O relatório “Conferencia de Cadastro” possui todas as informações do funcionário e visa facilitar a conferencia.
4.1 Cadastro de Rubricas Fixas no Funcionário
Na tela de Cadastro de Funcionários, utilizar a opção para inserir informações de descontos e/ou pagamentos mensais fixos, com regras específicas e individuais aos funcionários, evitando a inserção via digitação todos os meses.
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OBS: Para desconto mensal de pensão alimentícia não deverá utilizar-se desta opção.
4.2 Cadastro do Desconto de Vale Transporte do Funcionário
Na tela de Cadastro de Funcionários, utilizar a opção para inserir informações de descontos mensais fixos aos funcionários optantes pelo uso de vale transporte.
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Para cadastro de pensão alimentícia para o dependente, cadastrar na opção :
4.4 Cadastro dos Descontos de Benefícios do Funcionário
Na tela de Cadastro de Funcionários, utilizar a opção para inserir informações de descontos mensais fixos aos funcionários optantes pelos benefícios oferecidos pela empresa, como convênio médico ou odontológico, seguro de vida, grêmios, alimentação, etc.
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Importante: o correto cadastramento e a atualização de valores influenciarão diretamente no cálculo da folha de pagamento do empregado.
4.5 Cadastro de Afastamentos
Os afastamentos dos funcionários por motivo de acidente do trabalho, doença, licença maternidade, etc., deverão ser informados na tela Cadastro de Funcionários, opção Afastamentos:
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O retorno do afastamento também deverá ser informado nessa mesma tela.
5. DEMAIS OPÇÕES DE CADASTRO
Além das opções expostas, na tela de Cadastro de Funcionários, deverá o usuário do sistema Ti9_FP informar e alterar cargo/função, salário, adicionais, rubricas fixas a descontar em folha, visualizar histórico de contribuição sindical, etc.
6. CADASTRO DE AUTÔNOMOS
Os autônomos serão cadastrados em tela própria, tendo em vista a não obrigatoriedade de diversas informações que compõem o cadastro de funcionários.
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Para lançamento do valor do serviço na folha de pagamento, verificar item 7.3, a seguir:
7. LANÇAMENTO DE RUBRICAS NA FOLHA DE PAGAMENTO
As rubricas mensais para a folha de pagamento são inseridos de quatro maneiras:
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7.5 Arquivo de importação de Ponto Eletrônico
7.1 Lançamento por Rubricas Fixas
Tópico específico, item 4.1.
7.2 Lançamentos Mensais
Os lançamentos em folha de pagamento das rubricas com valores variáveis para Funcionários ou Autônomos poderão ser inclusos manualmente através da tela “Lançamentos Mensais (Ativos)”, que será acessada através do Menu – Movimento Mensal -> Lançamentos Mensais clicando F2, OU através da tecla de atalho F11, selecionando o funcionário no botão “colaborador” que exibirá a lista.
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- Os botões com as setas no lado direito da tela permite visualizar o holerites de meses anteriores.
7.3 Lançamentos Mensais Autônomos
- Na tela de Lançamentos Mensais (F11) será necessário lançar mensalmente o valor dos serviços prestados pelos autônomos (aqueles que já tiveram seus recibos feitos manualmente no decorrer do mês);
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Assim procedendo, o sistema irá calcular apenas a diferença de INSS devida, sem, contudo, ultrapassar o teto previsto pela Previdência Social.
7.4 Lançamentos por Rubricas
Os lançamentos na folha de pagamento também podem ser feitos através da opção Lançamento por Rubricas, que poderá ser visualizada através do Menu acessando: Lançamentos por Rubricas:
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Atenção: nesse último caso, será preciso acessar o cadastro de funcionários, rubricas fixas, para complementar dados dessa inclusão.
7.5 Importação do Arquivo de Ponto Eletrônico
É necessário ter um arquivo texto, contendo todas as informações do ponto eletrônico, gerado em software próprio.
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No processo “Importar” será mostrado um relatório contendo as ocorrências, inclusive de possíveis inconsistências.
8. TRANSFERENCIAS DE FUNCIONÁRIOS
Para efetuar transferência de funcionários para outra filial, utilizar a opção abaixo, existente na tela de Cadastro de funcionários:
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g) Novas Fichas de Registro com a anotação sobre a transferência serão impressas através do Cadastro de Funcionários.
9. FÉRIAS
Para inclusão e cálculo de férias seguir os passos abaixo:
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6º) Após efetivar o cálculo, imprimir os relatórios (aviso, recibo, etc.), clicando no botão “Relatórios” na mesma tela. Os relatórios poderão ser impressos separadamente ou agrupados, ou seja, todos de uma só vez, funcionário a funcionário.
9.1 Férias – Novo Período Aquisitivo
Nos casos de AFASTAMENTO de funcionário por mais de 180 dias dentro do período aquisitivo, será necessário criar novo período aquisitivo de férias. Assim, proceder conforme instruções:
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Depois, inserir manualmente o novo período aquisitivo desejado, com a data de início do retorno ao trabalho, após o afastamento.
9.2 Finalização do Período Aquisitivo - Processo de Implantação
No processo de implantação de folha de pagamento, a fim de ajustar os períodos de férias que refletem no cálculo das provisões, foi criado campo no Cadastro de Funcionários, botão “Admissão”, denominado “Início do Controle de Férias” para informar período em que se pretende informar as datas de gozo constantes do histórico do funcionários, e, assim, iniciar o controle de férias nas provisões.
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Esta informação só deve ser preenchida na fase de implantação do sistema, se não estiverem disponíveis as informações de quitações de férias de exercícios anteriores, e desde que a mesmas estejam, sem dúvida alguma, quitadas.
9.3 Férias Coletivas - Processamento em Lote
Objetivo
Realizar o processamento em lote das férias coletivas de acordo com a legislação vigente.
Utilização
1-No menu principal, item Movimento Mensal, escolha o item Férias Coletivas. (Figura A1)
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Ao gerar a folha mensal, o sistema levará ambos os lotes, sempre considerando a data de gozo informada.
10. RESCISÃO
Para cálculo de rescisão seguir os passos abaixo:
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O local de gravação desse arquivo deverá ser configurado na tela de Cadastro de Empresas e Filiais, opção Pastas de Gravação:
11. COMPLEMENTO DE RESCISÃO – VERBA NÃO PAGA NA ORIGINAL
Para Cálculo de Complemento de Rescisão por motivo de pagar alguma verba não constante da rescisão original, que será lançada manualmente, deverá acessar a tela de rescisão, selecionando o empregado já demitido para o qual será feito o complemento.
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Na sequencia, “Efetivar” o complemento de rescisão e gerar os relatórios normalmente.
12. PROCESSAMENTO DA FOLHA
Através do Menu, opção Processamento, ou com a tecla de atalho F12, o usuário terá acesso à tela abaixo, na qual deverá proceder ao “processamento geral” da folha de pagamento depois de feitos todos os lançamentos, admissões, férias, rescisões, etc. a fim de finalizar o processamento mensal. A execução desse processamento será imprescindível antes da impressão da folha de pagamento, arquivos bancários e geração do DARF, SEFIP, CAGED e demais obrigações, inclusive informações sobre a desoneração (se for o caso).
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Cumpre informar que, após o processamento e fechamento da folha, se novas alterações forem feitas, esse processo deverá ser refeito.
13. SEGURANÇA E SAÚDE OCUPACIONAL
13.1 PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
O relatório PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, foi desenvolvido pelo Ti9 com a finalidade de auxiliar o departamento de recursos humanos no preenchimento e impressão desse formulário, conforme os dados informados pelo engenheiro do trabalho, médico do trabalho ou técnico de segurança do trabalho.
Assim sendo, para o correto preenchimento dos dados, o usuário deverá ter em mãos as informações disponibilizadas por esses profissionais, seguindo as Instruções de Preenchimento do Anexo XV da Instrução Normativa nº 45 INSS/PRES de 06/08/2010.
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- Por fim, após estarem corretas e devidamente preenchidas todas as opções, para a impressão do formulário utilizar a opção “Relatório”:
14. RELATÓRIOS GERAIS
Através do Menu é possível acessar as opções de relatórios. Conforme demonstrado na tela abaixo, os relatórios de folha de pagamento, holerites e outros estão disponíveis ao usuário.
Porém, importante destacar duas formas existentes no sistema que possibilitam e facilitam ao usuário a geração de relatórios com base no cadastro de funcionários (exceto dependentes e férias) e rubricas da folha do mês de referência ativa.
São elas e .
14.1 Relatório Análise – Funcionário X Rubrica
Acessando essa opção o usuário terá acesso à tela abaixo, para gerar relatórios em formato de listagem.
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7º) Uma vez exportados os dados no aplicativo Excel, por exemplo, será possível acrescentar cabeçalho, alterar tipo e tamanho de letra, organizar, ou seja, aplicar todos os recursos disponíveis no aplicativo.
14.2 Modelos de relatórios
Através desta opção será possível criar relatórios em formato de texto, buscando no banco de dados do sistema os dados cadastrais dos funcionários.
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Visualizando a opção, selecionar o modelo do relatório e o funcionário.
15. OBRIGAÇÕES MENSAIS
Através do Menu é possível acessar a opção das “Obrigações Mensais: Arquivo de Remessa Bancária, GPS, SEFIP, GRRF, Empregador WEB, CAGED, DARF, Contabilização da Folha de Pagamento.
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Cumpre destacar e orientar sobre o novo procedimento determinado pela legislação que regulamento o envio do CAGED.
15.1 Geração do CAGED Diário
Passos necessários:
1-Cadastro do Funcionário
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Figura A1- Cadastro do Funcionário
15.2 Gerando o CAGED
Na geração do CAGED, preencher os campos solicitados conforme (Figura A2):
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Figura A2 - Geração do CAGED
16. APLICAÇÃO DE REAJUSTE DE SALÁRIO EM LOTE (DISSIDIO COLETIVO)
1º) Estando com a folha aberta num mês ainda não encerrado, cessar a opção do Menu “Alteração Contratual em Lote”, e criar um NOVO registro com os dados do dissídio a ser aplicado, clicando no botão “inserir” .
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5º) Se precisar, utilizar o botão “cancela” , que fará o cancelamento do reajuste aplicado, permitindo alteração dos parâmetros e fazer novamente.
17. INTEGRAÇÃO DOS VALORES DA FOLHA COM O MÓDULO FINANCEIRO
17.1 Objetivo
Possibilitar a Integração dos valores da Folha de Pagamento com Módulo Financeiro/Contas a Pagar.
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Depois de feitos os cadastros, a integração será feita automaticamente a cada novo processamento da folha de pagamento, nova rescisão ou novo pagamento de férias. Cancelado o processamento, rescisão ou recibo de férias, o lançamento correspondente no financeiro é excluído automaticamente.
18. RAIS
As instruções e modelos a seguir descritos foram preparados com base na Geração da RAIS 2013 - Ano Base 2012
18.1 Preparando Informações
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A geração do arquivo, com as informações armazenadas pelo sistema de Folha de Pagamento do Ti9, é feita através do Menu, opção RAIS, conforme abaixo:
19. DIRF
Instruções Modelos para Geração da DIRF
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O usuário obterá o relatório abaixo. Lembrando que, tratando-se de fechamento por regime de caixa, deverá ser somada à ficha financeira a informação de dezembro do ano anterior e subtraída a informação de dezembro do ano corrente.
20. MANAD
Em conformidade com a legislação vigente, as empresas que utilizam sistema de processamento eletrônico de dados para registrar seus negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, estão obrigadas a apresentar os arquivos digitais quando intimadas por um Auditor-Fiscal da Secretaria da Receita Federal.
Para gerar o respectivo arquivo, apenas informar o período inicial e final na opção MANAD do Menu:
21. CONTROLE DE IMPRESSÃO
Essa opção deverá ser utilizada para configurar impressora que será utilizada pelo usuário: