Gestão de Consumo de Telefonia

OBJETIVO

Gerenciar o consumo de telefonia no condomínio.

UTILIZAÇÃO

Acesse o módulo Financeiro e abra o menu "Central de Cobrança Condomínio" (Figura 1).

Figura 1 - Menu da Central de Cobrança Condomínio

1. Parâmetros

Acesse a "Classificação das Taxas" e inclua a categoria para "Taxas de Telefonia" (Figura 2).

Taxas de Consumo: Ative esta opção para identificar que as taxas desta categoria serão exclusivamente utilizadas na tela de Gestão de Consumo. Essas taxas não devem gerar lançamentos no Painel de Gestão de Taxas durante o processamento. É importante diferenciá-las das demais para garantir um controle adequado dos registros de consumo e evitar lançamentos duplicados. 

Figura 2 - Classificação das Taxas

Acesse o "Cadastro de Taxas" e inclua a taxa para "Ligação Telefônica" associando-a à classificação adicionada acima (Figura 3).

Figura 3 - Cadastro de Taxas

Acesse os "Parâmetros dos Consumos" e inclua o registro com as informações solicitadas no formulário (Figura 4).

Categoria Taxas Telefonia: Somente taxas desta categoria estarão disponíveis no Painel Gestão Taxas de Consumo.

Taxa de Telefonia: Será associada automaticamente às ligações telefônicas importadas. As definições da taxa são utilizadas na geração do Contas a Receber.

Local dos Demonstrativos: local onde são gravados os Demonstrativos de Consumo de Telefonia em PDF.

Figura 4 - Parâmetros dos Consumos

2. Cadastros

Cadastro de Ramais

Acesse o "Cadastro de Ramais" para incluir ou alterar os registros (Figura 5).

O ramal fica disponível para associar registrar ligações de uma unidade de negócio quando estiver ativo.

Figura 5 - Cadastro de Ramais

Clique no menu "Unidade de Negócio" para fazer o vínculo entre o ramal e uma unidade (Figura 6).

Responsável Financeiro: F3 para informar o responsável pelo pagamento do Consumo da Unidade. Exibe as pessoas que estão registradas como “Cliente Resp. Cobrança” nos cadastros de “Companhias & Pessoas > Gestão de Cobrança > Dados Gerais”. Na inclusão, o sistema sugere o responsável pela unidade de negócio e, caso seja necessário, o usuário pode alterá-lo. 

Nome do Funcionário: Campo livre para informar o nome do F3 para informar o funcionário (Companhias & Pessoas) que utiliza o ramal na unidade. Este campo é utilizado no relatório Demonstrativo de Consumo de Telefonia abaixo.

Figura 6 - Ramal x Unidade de Negócio

Cadastro de Unidades de Negócio

Acesse o "Cadastro de Unidades de Negócios" e ative a opção "Isenta de Cobrança Telefonia" se necessário (Figura 7).

É utilizado em casos especiais, quando o valor de consumo de telefone não é cobrado. Exemplos: ramal da administração. Com este parâmetro ativo, não será gerada a cobrança financeira para a unidade.

Figura 7 - Cadastro de Unidades de Negócios

Clicando no botão "Ramais da Unidade" é possível visualizar os ramais vinculados a esta unidade (Figura 8).

Figura 8 - Ramais da Unidade

3. Processo

Importação de Consumos de Telefonia

Acesse o menu "Movimentos > Telefonia - Importação de Consumo", preencha as informações e clique em OK para executar a importação (Figura 9).

Figura 9 - Importação de Consumo de Telefonia

Arquivo de Ligações (F4): É necessário informar o caminho do arquivo (podendo selecioná-lo pela tecla F4) apenas no processo de importação. 

O sistema utiliza a taxa definida nos "Parâmetros do Consumo" para associar automaticamente os registros importados.

Validações para o início da importação:

a) Verifica se já existem registros com Contas a Receber gerado para a filial e mês de referência informados. Se houver, informa ao usuário que os dados não podem ser importados devido a existência de cobranças associadas.

b) Verifica se já existem registros (sem Contas a Receber gerado) para a filial e mês de referência informados. Se houver, pergunta ao usuário se deseja excluir os dados importados anteriormente e inserir os novos. 

c) O arquivo de importação deve conter apenas as colunas e formato de dados adequados especificados para garantir a leitura e processamento corretos dos dados para o sistema, conforme layout na tabela abaixo.

Importante: se houver erro na importação com estrutura da linha diferente do layout, verifique a presença de caracteres especiais/acentuações que possam estar causando o problema.

Log de Importação

Esta funcionalidade de validação e retorno de logs permitirá que o usuário identifique rapidamente as informações inválidas no arquivo e tome as ações corretivas necessárias. Os LOG retornados poderão ser impeditivos ou não.

Impeditivos: dados não serão importados enquanto o LOG não for solucionado.

Não Impeditivos: alertas para dados que serão importados com as inconsistências apuradas.

Caso haja ligação com erro "impeditivo", será exibida uma listagem contendo os registros com necessidade de correção para realizar uma nova tentava de importação do arquivo (Figura 10).

Figura 10 - Importação de Consumo de Telefonia - Log

O log será apresentado em formato de lista, exibindo as informações relevantes de cada registro que contém dados inválidos, juntamente com uma mensagem explicativa sobre o problema encontrado. 

Durante a importação da planilha, o sistema realizará as seguintes validações em cada registro:

Ramal:

• Verifica se o número do ramal está cadastrado. Ação se inválido: registrar no log que o número do ramal é inválido (não cadastrado). Log Impeditivo.
• Verificar se ramais inativos no sistema tiveram consumos registrados. Registrar no log que o ramal está desativado. Log Impeditivo.

Valor:

• Verificar se o valor da ligação é maior que zero. Ação se inválido: Registrar no log que o valor é igual a zero. Não importar registros nessa condição. Log não Impeditivo.

Importante: Não serão validadas as datas das ligações contidas no arquivo. O arquivo deve conter apenas as datas conforme a política de fechamento das contas.

Ações do Usuário

Após processar os dados de importação e a exibição do log de inconsistências, o usuário poderá tomar as seguintes ações:

a) Corrigir os dados no arquivo, se necessário, com base nas informações do log (impeditivos ou não impeditivos).

b) Reimportar a planilha após as correções, repetindo o processo de validação.

c) Caso não haja correções a serem feitas, o usuário poderá prosseguir com o processamento normal dos dados validados.

Ao finalizar a importação com sucesso o sistema exibe todos os registros do arquivo e informações de alerta de log se houver.

Botão Consultar: Exibe os registros importados referente à filial e mês informados. 

Botão Excluir: Se houver apenas log "não impeditivo" e/ou for necessário excluir os registros para fazer uma nova importação, é possível fazê-lo desde que não haja registros já liberados no "Painel Gestão de Consumo". Apenas os registro importados automaticamente serão excluídos, referente à filial e mês informados. Registros incluídos manualmente no Painel Gestão de Consumo (abaixo_ serão preservados.

Gestão de Consumo

Esta tela (menu "Movimentos > Painel de Gestão de Consumo") permite pesquisar e fazer a manutenção das taxas de telefonia. Após a conferência, é necessário selecionar os registros (podendo filtrar todas as ligações de um ramal ou de uma unidade, clicando na seta da coluna) e clicar no botão Liberar Registro. Em seguida, ao selecionar os registros e clicar no botão "Lançar Contas a Receber", o sistema agrupará todas as linhas de todos os ramais selecionados em uma única cobrança para a unidade (Figura 11).

Figura 11 - Painel de Gestão de Consumo

Taxas: Exibe apenas as taxas associadas à "Categoria Taxa Telefonia" (definida nos "Parâmetros do Consumo").

Clique no botão "Ajuda" para ver as teclas de atalho para ações com os registros (Figura 12).

Figura 12 - Botão Ajuda

Inclusão / Alteração de Registros

Certificar que o status do registro está "Em Aberto".

Se estiver com status "Financeiro Gerado", deverá cancelar acionando o botão “Excluir Contas a Receber”. Esta ação afetará todos os registros que façam parte do agrupamento no mesmo "Contas a Receber".

Se estiver com status "Liberado", clique em "Cancelar Liberação". O sistema apenas cancela a liberação dos registros, voltando-os para o status "Em Aberto", permitindo assim a edição/exclusão.

Posicione no registro e tecle Enter para carregá-lo para alteração. Após alterar a informação desejada, clique em Salvar.

Para incluir um registro, basta digitar as informações e clicar em Salvar.

Para a taxa definida como "Taxa de Telefonia" nos "Parâmetros do Consumo", é obrigatório preencher: Duração, Telefone Destino e Tipo da Ligação.

Para excluir, selecione o registro e clique no botão "Excluir Registro".

Liberação dos Registros

O sistema marca os registros selecionados como "Liberado", e aguarda a geração da cobrança financeira.

Somente registro liberados estão aptos a gerar o "Contas a Receber".

Geração do Contas a Receber

Marque os registros que deseja incluir na cobrança e acione o botão "Lançar Contas a Receber".

Durante o processo, o sistema executa validações para garantir a consistência dos dados.

Os registros são agrupados e totalizados por ramal na "Ficha de Consumo".

O título é inserido no Contas a Receber (Figura 13) e  o registro recebe o número do título gerado na coluna "Documento Financeiro". Quando a unidade tiver mais de um ramal, o sistema gera um título apenas com a somatório de todos os ramais.

Figura 13 - Contas a Receber

Se o usuário tiver gerado o Contas a Receber selecionado apenas alguns registros, e depois fizer o mesmo processo selecionando outros registros, o sistema irá gerar um novo Contas a Receber separado. O controle é somente operacional.

A cor do registro é atualizada indicando que não há pendências relacionada ao Painel Gestão de Consumo.

Contas a Receber

Os registros de Contas a Receber são lançados com as informações abaixo, utilizando parâmetros da "Taxa de Telefonia" definida nos "Parâmetros do Consumo":

Prefixo: "TEL"
Documento: "TEL" + número sequencial do registro de Contas a Receber.
Cliente: Responsável financeiro pelos ramais.
Cliente Fatura: Proprietário da Unidade de Negócio dos ramais.
Tipo do Documento: Tipo do documento da "Taxa de Telefonia". 
Emissão: Data ativa do sistema.
Código Op.: Código da operação da "Taxa de Telefonia". 
Histórico: “Consumo de Telefone + mês de Referência” (exemplo: "Consumo de Telefone 05/2023")
Portador: Banco Portador da "Taxa de Telefonia". 
Cobrança: Tipo de Cobrança da "Taxa de Telefonia". 
Previsão: Não
Fluxo de Caixa: Sim

Vencimento: A data de vencimento é o "Dia de Vencimento" da "Taxa de Telefonia" e o mês subsequente ao mês da "Data Ativa". Exemplo:

Dia de Vencimento da Taxa: 10
Data da Emissão: Data Ativa (exemplo: 12/06/2023)
Mês de Referência (Competência): 05/2023
Vencimento: dia 10 do mês seguinte à Data de Emissão (10/07/2023)

Ficha de Consumo de Telefone

Acesse o menu "Relatórios > Telefonia - Ficha de Consumo de Telefonia", selecione as "Unidades de Negócio" e clique em OK para visualizar os registros (Figuras 14 e 15).

Esta consulta lista o histórico de consumo totalizado por ramal e mês de referência.

Figura 14 - Ficha de Consumo de Telefonia

Figura 15 - Ficha de Consumo de Telefonia - Registros

Demonstrativo de Consumo

Acesse o menu "Relatórios > Telefonia - Demonstrativo de Consumo de Telefonia", preencha os campos e clique em OK para visualizar os demonstrativos para conferência (Figura 16 e 17).

O título do demonstrativo traz o texto " - CONFERÊNCIA" e a data atual no rodapé, para diferenciá-lo do demonstrativo em PDF emitido no momento da geração do boleto.

O relatório quebra as páginas a cada Unidade de Negócio e Mês de Referência.

Figura 16 - Demonstrativo de Consumo de Telefonia

Figura 17 - Demonstrativo de Consumo de Telefonia - Relatório