Produtos Controlados: Polícia Federal, Polícia Civil e Exército.

OBJETIVO

Realizar a gestão sistemática de produtos controlados, a nível de vínculo com a carteira de produtos cadastrada no Ti9, cadastro e validações de certificados de licença e emissão de mapas e relatórios pertinentes às movimentações e guarda de tais produtos, baseados em regras, normas e modelos, estabelecidos pelas autoridades fiscalizadoras: Polícia Federal, Polícia Civil e Exército Brasileiro.

UTILIZAÇÃO

Informações iniciais importantes:

 Entende-se por “Produto Controlado”, produtos essencialmente químicos que por questões estratégicas e de segurança pública são controlados por órgãos como: Exército Brasileiro; Polícia Civil; Polícia Federal.
Um produto pode ser controlado por um ou mais desses órgãos.

 Entende-se por "Atores", as pessoas físicas ou jurídicas envolvidas na movimentação dos produtos controlados. Primariamente, são eles: Empresa - a filial que está utilizando o sistema Ti9 para a realização das movimentações, como faturamento, compra e movimentação dos produtos controlados; o Fornecedor ou Cliente - pessoas envolvidas na compra dos produtos ou venda destes para a Empresa e; o Transportador: pessoa envolvida no transporte dos produtos controlados.

 Todos os dados de registros contidos nas imagens e exemplos são fictícios e não devem ser considerados para os casos reais.

 Os processos do sistema descritos aqui visam auxiliar o usuário a gerir e validar informações relativas aos produtos controlados e em hipótese alguma substituem quaisquer normas e procedimentos estabelecidos pelas autoridades. Portanto, tais normas e procedimentos devem ser sempre seguidos pelo usuário do sistema, mesmo que parcialmente ou inteiramente conflitante com os processos sistêmicos.

Certificados e Licenças: Cadastro de Empresas:

Os produtos referentes aos certificados podem ser adicionados de duas formas: manualmente ou de forma automática via importação. Como exemplo abaixo, o produto está sendo adicionado manualmente no certificado da Polícia Federal.

Veja que o vínculo com o produto no campo "Código Produto" exibe (via <F3>) a relação de produtos que foram importados da tabela oficial da Polícia Federal (sistema Siproquim). Quanto à importação desta tabela oficial, será discutido mais a frente neste manual.

Um vez vinculado, o sistema busca e preenche automaticamente as demais informações.

Para a importação automática do certificado, ao menos a informação do número do certificado e do vencimento devem ser digitadas manualmente. Após isto, é possível importar os dados através do botão "Importar Produtos". Esta janela suporta a importação dos dados através de arquivo texto ou CSV, com os dados separados por ponto-e-vírgula. A janela exibe o modelo das colunas esperadas no arquivo. Para o exemplo, o modelo esperado se baseia em dados da Polícia Federal:

Certificados e Licenças: Companhias e Pessoas:

Segue o mesmo formato para o cadastro de Empresas. A seção de produtos controlados está disponível para as autoridades fiscalizadoras. Aqui também é possível cadastrar e gerir os certificados dos Transportadores.

Cadastro de Produtos:

A gestão dos produtos controlados bem como os mapas de controle dependem primariamente dos parâmetros configurados no cadastro do produto. Para que um produto possa ser considerado como "Produto Controlado", primeiramente este deve estar configurado como "Controlado", através do campo localizado na aba "Geral" do cadastro do produto.

Além disso, deve também estar classificado para os órgãos fiscalizadores pertinentes, através dos campos contidos na aba "Complementos>Classificação de Produtos Químicos". São três as seções nesta janela, uma para cada autoridade fiscalizadora: Polícia Federal, Exército e Polícia Civil.

É neste momento em que se faz o vínculo (de-para) do meu produto comercial com o produto da tabela do órgão fiscalizador.

Gestão e validação dos Certificados.

O sistema valida os certificados dos atores envolvidos sempre a nível de "Vencimento" e a nível de "Ausência". Tais validações serão realizadas em processos específicos no sistema: Cotação, Pedido de Compras, Documento de Entrada, Pedido de Venda e Faturamento (nota fiscal).

Em relação à validação a nível de "Vencimento", é possível parametrizar a quantidade de dias em que o sistema passa a avisar, antecipadamente, sobre o vencimento do certificado.

Em relação à validação a nível de "Vencimento" e também "Ausência", é possível parametrizar a ação a ser tomada pelo sistema quando da invalidade do certificado, seja porque o certificado está vencido, seja porque nenhum certificado foi localizado para o produto controlado contido na movimentação.

Gestão e validação dos Certificados: parametrização.

É possível notar que a janela "Parâmetros para Produtos Controlados", permite que tais parametrizações sejam cadastradas por órgão fiscalizador: Polícia Federal, Polícia Civil e Exército.

Guia de Tráfego - PCE: Produtos Controlados pelo Exército - parametrização

Qualquer tipo de circulação de mercadorias que se enquadrem como PCE. Ela pode ser emitida de duas formas: diretamente através do site do Exército ou, emitida pela própria empresa, para os casos onde o site do Exército está indisponível. Ambas formas de emissão precisam ser validadas através de um "selo", emitido pelo exército - selo físico, autocolante - que pode ser adquirido no exército. Este selo deve ser anexado fisicamente sobre a guia emitida (impressão).

Para a geração sistêmica da guia de tráfego e configuração das informações para tal, acesse o "Cadastro de Empresas e Filiais", aba "Geral".

A exigência da guia e do selo pode ser ativada para o momento da entrada do produto controlado, via "Documento de Entrada", no processo de "efetivação do estoque". O parâmetro é pertinente apenas ao documento de entrada visto que a "informação base" para a emissão da guia é o número da nota fiscal em que o produto está sendo movimentado.

 Importante: embora o parâmetro possa ser desligado, recomenda-se cautela pois, uma vez que a entrada do produto foi realizada e este foi movimentado, não será mais possível adicionar as informações da guia e selo (a menos que a efetivação do estoque possa ser removida).

Já o segundo parâmetro é pertinente tanto ao documento de entrada quanto ao pedido de vendas. Ele determina se será possível a emissão da guia de tráfego nestas movimentações.

Mais a frente neste manual, será exibida a emissão e utilização da guia.

Pedido de Compra Nacional

Para os exemplos nas imagens seguintes, os produtos movimentados já estão devidamente cadastrados e configurados como produtos controlados, com vínculo aos órgãos fiscalizadores.

Primeiramente, cabe notar que a verificação dos certificados será feita pelo sistema para os atores envolvidos: Empresa (filial), Fornecedor e Transportador.

Ao efetivar o pedido de compras, podemos notar que o sistema executou tais validações, conforme parametrizações que fizemos até o momento.

Neste exemplo, a movimentação foi bloqueada (conforme parâmetro), pois nosso transportador fictício "TR Transportes e Logística Ltda" está com certificado vencido, para dois produtos constantes na movimentação, tanto para a Polícia Federal quanto da Polícia Civil.

Analisando o restante da mensagem de validação exibida pelo sistema, notamos também que o ator "Filial" não possui um certificado da Polícia Civil para o produto "ácido sulfúrico".

Avaliando o cadastro "Companhias e Pessoas" do nosso transportador "TR Transportes", verificamos que realmente seu certificado está vencido para a Polícia Federal.

Liberando a Movimentação: usuário "master" no Plano de Senhas.

Digamos que, nosso transportador está em processo de renovação do seu certificado que está vencido junto à autoridade fiscalizadora, e possui um protocolo ou documento formal que permita a movimentação dos produtos, até que o novo certificado seja emitido.

Para tal, existe uma configuração disponível no "Plano de Senhas", para que um ou mais usuários possam ter permissão para liberar uma movimentação que foi bloqueada pelo sistema por problemas com certificados.

Uma vez que o usuário está devidamente configurado, será possível então que ele libere a movimentação através do botão "liberar", contido nas telas pertinentes: Doc. Entrada, Central de Compras, Pedido de Vendas e Faturamento.

As credenciais do usuário serão então solicitadas pelo sistema, juntamente com o motivo da liberação:

É possível notar que a ação ficou permanentemente gravada nos "logs" da movimentação:

Abaixo o local onde se encontra o botão para liberar a movimentação, no pedido de vendas:

Guia de Tráfego e Selo.

No documento de entrada, após todas as validações pertinentes aos certificados, quando da efetivação do documento, o sistema passa a validar a guia de tráfego e o selo de autenticação. No exemplo, temos um produto na movimentação que é controlado pelo Exército.

Após informar tais dados, o documento pode ser efetivado normalmente.

Da mesma forma no pedido de vendas, após a correta emissão da nota fiscal, é possível emitir a guia de tráfego.

Classificação das Operações para a emissão dos Mapas.

As operações envolvidas nas movimentações com os produtos controlados, devem estar devidamente classificadas. O cadastro de operações dispõe de um campo para cada órgão fiscalizador, conforme imagem:

Polícia Civil e Exército:
 Para Movimentos de Entrada - Códigos de Operação de Entrada do tipo: 30, 50,51,52,53:
• CE: Compra
• BE: Bonificações
• DE: Doações
• OE: Outras Entradas
• TE: Entrada em Transferência
• PR: Produção

 Para Movimentos de Saída - Códigos de Operação de Saída do tipo: 80,81,82,83
• SV: Venda
• SB: Bonificações
• SD: Doações
• ST: Saída em Transferência
• SO: Outras Saídas

 Para Outras Movimentações de Estoques (Movimentações Internas): Operação de MI do tipo: 90, 91, 92 e 95:
• CO: Consumo (-)
• PE: Perdas (-)
• AE: Ajustes Entradas (+)
• AS: Ajustes Saídas (-)
• TE: Transferências Entradas (+)
• TS: Transferências Saídas (-)

Polícia Federal:

 Para Movimentos de Entrada - Códigos de Operação de Entrada do tipo: 50,51,52,53:
• EC: Compra
• ET: Recebimento de transferência
• ED: Recebimento de doação
• EA: Recebimento de produto armazenado
• EP: Recebimento de produto industrializado
• EI: Recebimento de produto para industrialização
• ER: Outros recebimentos

 Para Movimentos de Saída - Códigos de Operação de Saída do tipo: 80,81,82,83
• SV: Venda
• ST: Transferência
• SA: Devolução/Retorno de produto armazenado
• SI: Devolução/Retorno de produto industrializado
• SD: Doação
• SR: Remessa para armazenagem
• SP: Remessa de produto para industrialização
• SO: Outras remessas

 Para Movimentações de Ajuste de Estoque por MI (Movimentações Internas): As operações do tipo 91, 92, 93 e 95 não estão incluídas neste arquivo, uma vez que possuem Mapas específicos que não possuem um layout de integração disponível. Portanto, essas movimentações devem ser registradas diretamente no sistema do SIPROQUIM 2.

Emissão dos Mapas.

Os mapas da Polícia Civil e Exército podem ser emitidos através do menu: Estoque>Relatórios>Operacionais>Produtos Controlados.

Já o arquivo magnético "Siproquim", referente à Polícia Federal, pode ser emitido através do menu: Livros Fiscais>Arquivos Magnéticos>Órgãos Reguladores>Polícia Federal>Siproquim 2