OBJETIVO
Gerenciar o consumo de água e esgoto.
UTILIZAÇÃO
Acesse o módulo Financeiro e abra o menu "Central de Cobrança Condomínio" (Figura 1).
Figura 1 - Menu da Central de Cobrança Condomínio
1. Cadastros e Parâmetros
Importante: as configurações nesta seção afetam todos os registros.
Classificação das Taxas
Acesse a "Classificação das Taxas" e inclua a categoria para "Taxas de Água e Esgoto" (Figura 2).
Taxas de Consumo: Ative esta opção para identificar que as taxas desta categoria serão exclusivamente utilizadas na tela de Gestão de Consumo. Estas taxas não geram lançamentos no Painel de Gestão de Taxas durante o processamento. É importante diferenciá-las das demais para garantir um controle adequado dos registros de consumo e evitar lançamentos duplicados.
Figura 2 - Classificação das Taxas
Cadastro de Taxas
Acesse o "Cadastro de Taxas" e inclua a taxa para "Consumo de Água e Esgoto" (Figura 3), associando-a à classificação adicionada acima.
Figura 3 - Cadastro de Taxas
Parâmetros dos Consumos
Acesse os "Parâmetros dos Consumos" e inclua as informações na seção "Água e Esgoto" (Figura 4).
Categoria Taxas Água: Somente taxas desta categoria estarão disponíveis no Painel Gestão Taxas de Consumo.
Taxa de Consumo de Água: Será associada automaticamente às leituras importadas. As definições do cadastro da taxa são utilizadas na geração do Contas a Receber.
Figura 4 - Parâmetros dos Consumos
Cadastro de Hidrômetros
Acesse o "Cadastro de Hidrômetros" (Figura 5) para incluir ou alterar os registros.
O hidrômetro fica disponível para associar leituras de consumo para uma unidade de negócio quando estiver ativo.
Figura 5 - Cadastro de Hidrômetro
Clique no menu "Unidade de Negócio" para fazer o vínculo entre o hidrômetro e uma unidade (Figura 6).
Responsável Financeiro: F3 para informar o responsável pelo pagamento do Consumo da Unidade. Exibe as pessoas que estão registradas como “Cliente Resp. Cobrança” nos cadastros de “Companhias & Pessoas > Gestão de Cobrança > Dados Gerais”. Na inclusão, o sistema sugere o responsável pela unidade de negócio e, caso seja necessário, o usuário pode alterá-lo.
Figura 6 - Hidrômetro x Unidade de Negócio
Cadastro de Unidades de Negócio
No "Cadastro de Unidades de Negócios" (Figura 7) existem as opções abaixo.
Isenta Cobrança Água e Esgoto: não gera o "Contas a Receber" e o consumo fica destacado no "Painel Gestão das Taxas de Consumo".
Isenta de Consumo Esgoto: considera apenas o consumo de água no cálculo.
Área Comum: não gera o "Contas a Receber" e o consumo fica destacado no "Painel Gestão das Taxas de Consumo".
Figura 7 - Cadastro de Unidades de Negócios
Clicando no botão "Hidrômetros da Unidade" é possível visualizar os hidrômetros vinculados a esta unidade (Figura 8).
Figura 8 - Hidrômetros da Unidade
Parâmetros de Referência da Qualidade da Água
Acesse o menu "Água - Valores de Referência da Qualidade" e cadastre os "Parâmetros de Referência da Qualidade da Água" (Figuras 9 e 10).
Figura 9 - Parâmetros de Referência da Qualidade da Água - Início Vigência
Figura 10 - Parâmetros de Referência da Qualidade da Água - Metodologias e Valores Máximos
Resultados da Análise da Qualidade da Água
Acesse o menu "Água - Valores de Referência da Qualidade" e cadastre os "Resultados Análise Qualidade da Água" (Figuras 11 e 12).
Figura 11 - Resultados de Análise da Qualidade - Cadastro
Figura 12 - Resultados de Análise da Qualidade
Faixas de Consumo de Água e Esgoto
Acesse "Faixas de Consumo de Água e Esgoto" (Figura 13) para incluir ou alterar os registros.
A descrição é utilizada no relatório "Demonstrativo Mensal de Serviços de Água e/ou Esgoto" (Figura 29).
Figura 13 - Faixa de Consumo - Faixa Mínima
Informe "99999" no campo "Término Faixa (m³)" da última faixa (Figura 14).
Figura 14 - Faixa de Consumo - Faixa Mínima
Clique no modo Grade para visualizar todas as faixas (Figura 15).
Figura 15 - Faixa de Consumo - Modo Grade
Mensagens Padrão Cobranças
Acesse o cadastro "Mensagens Padrão Cobranças" (Figura 16) para incluir ou alterar os registros.
Quando ativa e marcada como "Padrão = Sim", a mensagem será adicionada automaticamente no registro do consumo ao gerar o "Contas a Receber".
Figura 16 - Mensagens Padrão Cobranças
As mensagens marcadas como "Padrão = Não" (Figura 17), são listadas no "Painel de Gestão de Consumo" ao pressionar a tecla F3 no campo "Mensagem Específica" e as que forem selecionadas serão adicionadas este campo.
Figura 17 - Mensagens Padrão Cobranças - Mensagem Específica
3. Processo
Importação de Leituras de Consumo
O layout da planilha com as leituras para importação (Figura 18) deve conter as seguintes colunas:
Coluna A: código do proprietário no ERP
Coluna B: nome do proprietário (não é validado no processo)
Coluna C: código do proprietário no ERP
Coluna D: nome do responsável no ERP (não é validado no processo)
Coluna E: código da unidade no ERP
Coluna F: código do hidrômetro no ERP
Coluna G: leitura do consumo de água em m³
Figura 18 - Planilha para Importação
Acesse o menu "Movimentos > Água - Importação de Consumo", preencha as informações e clique em OK para executar a importação (Figura 19).
Arquivo de Leituras (F4): É necessário informar o caminho do arquivo (podendo selecioná-lo pela tecla F4) apenas no processo de importação.
O sistema utiliza a taxa definida nos "Parâmetros do Consumo" para associar automaticamente os registros importados.
Figura 19 - Importação de Consumo
Validações para o início da importação:
a) Verifica se já existem registros com "Contas a Receber" gerado para a filial e mês de referência informados. Se houver, informa ao usuário que os dados não podem ser importados devido a existência de cobranças associadas.
b) Verifica se já existem registros (sem "Contas a Receber" gerado) para a filial e mês de referência informados. Se houver, pergunta ao usuário se deseja excluir os dados importados anteriormente e inserir os novos.
Log de Importação
Esta funcionalidade de validação e retorno de logs permitirá que o usuário identifique rapidamente as informações inválidas no arquivo e tome as ações corretivas necessárias. Os LOGs retornados poderão ser impeditivos ou não.
Impeditivos: dados não serão importados enquanto o LOG não for solucionado.
Não Impeditivos: alertas para dados que serão importados com as inconsistências apuradas.
Caso haja registro com erro "impeditivo", será exibida uma listagem contendo os registros com necessidade de correção para realizar uma nova tentava de importação do arquivo (Figura 20).
Figura 20 - Importação de Consumo - Log
Durante a importação da planilha, o sistema realizará diversas validações em cada registro.
O log será apresentado em formato de lista, exibindo as informações relevantes de cada registro que contém dados inválidos, juntamente com uma mensagem explicativa sobre o problema encontrado.
Ações do Usuário
Após processar os dados de importação e a exibição do log de inconsistências, o usuário poderá tomar as seguintes ações:
a) Corrigir os dados no arquivo, se necessário, com base nas informações do log (impeditivos ou não impeditivos).
b) Reimportar a planilha após as correções, repetindo o processo de validação.
c) Caso não haja correções a serem feitas, o usuário poderá prosseguir com o processamento normal dos dados validados.
Ao finalizar a importação com sucesso o sistema exibe todos os registros do arquivo e informações de alerta de log se houver.
Botão Consultar: Exibe os registros importados referente à filial e mês informados.
Botão Excluir: Se houver apenas log "não impeditivo" e/ou for necessário excluir os registros para fazer uma nova importação, é possível fazê-lo desde que não haja registros já liberados no "Painel Gestão de Consumo". Apenas os registro importados automaticamente serão excluídos, referente à filial e mês informados. Registros incluídos manualmente no "Painel Gestão de Consumo" (abaixo) serão preservados. Registros marcados como "Isento" devem ser excluídos pelo "Painel Gestão de Consumo".
Gestão de Consumo
Esta tela (menu "Movimentos > Painel de Gestão de Consumo") permite pesquisar e fazer a manutenção dos consumos de água e esgoto (Figura 21).
Após a conferência/manutenção, é necessário selecionar os registros (podendo filtrar por responsável/unidade, clicando na seta das colunas) e clicar no botão Liberar Registro. Em seguida, ao selecionar os registros e clicar no botão "Lançar Contas a Receber", o sistema somará os consumos de hidrômetros diferentes de uma mesma unidade (onde houver) em uma única cobrança.
Taxas: Exibe apenas as taxas associadas à "Categoria Taxas Água" (definida nos "Parâmetros do Consumo").
Figura 21 - Painel de Gestão de Consumo
Clique no botão "Msg Padrão" para visualizar as mensagens (Figura 22) que serão gravadas automaticamente em todos os consumos ao gerar o "Contas a Receber".
Figura 22 - Mensagem Padrão
Ao pressionar a tecla F3 no campo "Mensagem Específica", é possível selecionar as mensagens cadastradas como "Padrão = Não" (Figura 23) e adicioná-las a um consumo específico.
Figura 23 - Mensagens Específicas
Clique no botão "Ajuda" para ver o significado das cores/status e as teclas de atalho para ações com os registros (Figura 24).
Figura 24 - Botão Ajuda
Inclusão / Alteração de Registros
Certifique-se de que o status do registro está "Em Aberto" para alterá-lo.
Se estiver com status "Financeiro Gerado", deverá cancelar acionando o botão “Excluir Contas a Receber”. Esta ação afetará todos os registros que façam parte do agrupamento no mesmo "Contas a Receber".
Se estiver com status "Liberado", clique em "Cancelar Liberação". O sistema apenas cancela a liberação dos registros, voltando-os para o status "Em Aberto", permitindo assim a edição/exclusão.
Posicione no registro e tecle Enter para carregá-lo para alteração. Após alterar a informação desejada, clique em Salvar.
Para incluir um registro, basta digitar as informações e clicar em Salvar.
Para excluir, selecione o registro e clique no botão "Excluir Registro".
Liberação dos Registros
O sistema marca os registros selecionados como "Liberado", e aguarda a geração da cobrança financeira.
Somente registro liberados estão aptos a gerar o "Contas a Receber".
Geração do Contas a Receber
Marque os registros que deseja incluir na cobrança e acione o botão "Lançar Contas a Receber".
Durante o processo, o sistema executa validações para garantir a consistência dos dados.
Um registro é gerado como "Ficha de Consumo" para cada hidrômetro.
O título é inserido no "Contas a Receber" (Figura 25) e o registro de consumo recebe o número do título gerado na coluna "Documento Financeiro" do painel.
Figura 25 - Contas a Receber
Se o usuário gerar o "Contas a Receber" selecionando apenas um hidrômetro e depois fizer o mesmo processo selecionando o outro da mesma unidade, o sistema irá gerar um novo "Contas a Receber" separado. O controle é somente operacional.
A cor do registro é atualizada indicando que não há pendências relacionada ao "Painel Gestão de Consumo".
Contas a Receber
Os registros de Contas a Receber são lançados com as informações abaixo, utilizando parâmetros da "Taxa de Consumo de Água" definida nos "Parâmetros do Consumo":
Prefixo: "AGU"
Documento: "AGU" + número sequencial do registro de Contas a Receber.
Cliente: Responsável financeiro pelos hidrômetros.
Cliente Fatura: Proprietário da Unidade de Negócio dos hidrômetros.
Tipo do Documento: Tipo do documento cadastrado na "Taxa de Consumo de Água".
Emissão: Data ativa do sistema.
Código Op.: Código da operação cadastrado na "Taxa de Consumo de Água".
Histórico: “Consumo de Água + Mês de Referência” (exemplo: "Consumo de Água 05/2023")
Portador: Banco Portador cadastrado na "Taxa de Consumo de Água".
Cobrança: Tipo de Cobrança cadastrado na "Taxa de Consumo de Água".
Previsão: Não
Fluxo de Caixa: Sim
Vencimento: A data de vencimento é o "Dia de Vencimento" cadastrado na "Taxa de Consumo de Água" e o mês subsequente ao mês da "Data Ativa". Exemplo:
Dia de Vencimento da Taxa: 10
Data da Emissão: Data Ativa (exemplo: 12/06/2023)
Mês de Referência (Competência): 05/2023
Vencimento: dia 10 do mês seguinte à Data de Emissão (10/07/2023)
Ficha de Consumo
Acesse o menu "Relatórios > Água - Ficha de Consumo", selecione as "Unidades de Negócio" e clique em OK para visualizar os registros (Figuras 26 e 27).
Esta consulta lista o histórico de consumo por hidrômetro e mês de referência.
Figura 26 - Ficha de Consumo
Figura 27 - Ficha de Consumo - Registros
Demonstrativo de Consumo
Acesse o menu "Relatórios > Água - Demonstrativo de Consumo", preencha os campos e clique em OK para visualizar os demonstrativos para conferência (Figura 28 e 29).
O título do demonstrativo traz o texto " - CONFERÊNCIA" e a data atual no rodapé, para diferenciá-lo do demonstrativo em PDF emitido no momento da geração do boleto.
Figura 28 - Demonstrativo de Consumo - Consulta
Figura 29 - Demonstrativo de Consumo - Relatório
Revisão de Consumo
Acesse o menu "Movimentos > Água - Revisão de Consumo", informe os dados do consumo (Figura 30) e clique em OK para calcular. Neste momento é impresso um relatório com os valores para conferência, sem os dados de identificação.
Ao clicar em Confirmar, o relatório de autorização completo (Figura 31) poderá ser impresso clicando no botão "Emitir Autorização".
O botão Cancelar exclui completamente os dados do resumo, podendo refazer o processo quando necessário.
Figura 30 - Revisão de Consumo de Água
Figura 31 - Autorização de Revisão de Consumo de Água
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